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domingo, 12 de novembro de 2023

Como desenvolver a gestão de documentos

 A gestão de documentos refere-se ao conjunto de práticas e processos utilizados para criar, organizar, armazenar, recuperar, distribuir e descartar documentos de maneira eficiente e eficaz ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui documentos físicos e digitais.


Principais objetivos da gestão de documentos:


1. **Organização:** Estruturar e categorizar documentos para facilitar a busca e recuperação.

  

2. **Acesso:** Garantir que os documentos certos estejam disponíveis para as pessoas certas no momento adequado.


3. **Conservação:** Assegurar a preservação e integridade dos documentos ao longo do tempo.


4. **Cumprimento Legal:** Atender a requisitos legais e regulatórios relacionados à retenção e disposição de documentos.


5. **Eficiência Operacional:** Reduzir redundâncias, melhorar a colaboração e otimizar fluxos de trabalho relacionados a documentos.


6. **Segurança da Informação:** Proteger documentos sensíveis e garantir a conformidade com normas de segurança.


A gestão de documentos pode ser implementada por meio de sistemas de gerenciamento de documentos (DMS), políticas organizacionais, práticas de arquivamento e a aplicação de tecnologias para facilitar o controle e a administração do ciclo de vida dos documentos.


Como desenvolver a planilha de gestão de documentos.


Para desenvolver uma planilha de gestão de documentos, siga estas etapas:


1. **Identifique os Tipos de Documentos:**

   - Liste os tipos de documentos que a sua empresa/manutenção precisa gerenciar (contratos, relatórios, manuais, etc.).


2. **Crie Colunas Essenciais:**

   - Tenha colunas para nome do documento, número, data de criação, data de revisão, status, responsável, entre outros dados relevantes.


3. **Controle de Versões:**

   - Adicione uma coluna para controlar as versões dos documentos, facilitando o acompanhamento de alterações.


4. **Organize por Categorias:**

   - Se aplicável, organize os documentos por categorias para facilitar a busca e navegação.


5. **Data de Vencimento (Se Necessário):**

   - Se houver datas de vencimento para os documentos, inclua uma coluna para acompanhar isso.


6. **Controle de Acesso (Opcional):**

   - Se a confidencialidade for crítica, adicione uma coluna para controlar quem tem acesso a cada documento.


7. **Links para Documentos (Opcional):**

   - Se a sua equipe armazena documentos em servidores ou nuvem, adicione links diretos para facilitar o acesso.


8. **Atualização Regular:**

   - Garanta que a planilha seja atualizada regularmente para refletir mudanças nos documentos.


9. **Filtros e Classificação:**

   - Utilize recursos de filtro e classificação para facilitar a visualização específica de dados.


10. **Backup e Segurança:**

   - Considere a segurança das informações e faça backups regulares da sua planilha.


Lembre-se de adaptar essas diretrizes conforme as necessidades específicas da sua empresa.






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