A gestão de documentos refere-se ao conjunto de práticas e processos utilizados para criar, organizar, armazenar, recuperar, distribuir e descartar documentos de maneira eficiente e eficaz ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui documentos físicos e digitais.
Principais objetivos da gestão de documentos:
1. **Organização:** Estruturar e categorizar documentos para facilitar a busca e recuperação.
2. **Acesso:** Garantir que os documentos certos estejam disponíveis para as pessoas certas no momento adequado.
3. **Conservação:** Assegurar a preservação e integridade dos documentos ao longo do tempo.
4. **Cumprimento Legal:** Atender a requisitos legais e regulatórios relacionados à retenção e disposição de documentos.
5. **Eficiência Operacional:** Reduzir redundâncias, melhorar a colaboração e otimizar fluxos de trabalho relacionados a documentos.
6. **Segurança da Informação:** Proteger documentos sensíveis e garantir a conformidade com normas de segurança.
A gestão de documentos pode ser implementada por meio de sistemas de gerenciamento de documentos (DMS), políticas organizacionais, práticas de arquivamento e a aplicação de tecnologias para facilitar o controle e a administração do ciclo de vida dos documentos.
Como desenvolver a planilha de gestão de documentos.
Para desenvolver uma planilha de gestão de documentos, siga estas etapas:
1. **Identifique os Tipos de Documentos:**
- Liste os tipos de documentos que a sua empresa/manutenção precisa gerenciar (contratos, relatórios, manuais, etc.).
2. **Crie Colunas Essenciais:**
- Tenha colunas para nome do documento, número, data de criação, data de revisão, status, responsável, entre outros dados relevantes.
3. **Controle de Versões:**
- Adicione uma coluna para controlar as versões dos documentos, facilitando o acompanhamento de alterações.
4. **Organize por Categorias:**
- Se aplicável, organize os documentos por categorias para facilitar a busca e navegação.
5. **Data de Vencimento (Se Necessário):**
- Se houver datas de vencimento para os documentos, inclua uma coluna para acompanhar isso.
6. **Controle de Acesso (Opcional):**
- Se a confidencialidade for crítica, adicione uma coluna para controlar quem tem acesso a cada documento.
7. **Links para Documentos (Opcional):**
- Se a sua equipe armazena documentos em servidores ou nuvem, adicione links diretos para facilitar o acesso.
8. **Atualização Regular:**
- Garanta que a planilha seja atualizada regularmente para refletir mudanças nos documentos.
9. **Filtros e Classificação:**
- Utilize recursos de filtro e classificação para facilitar a visualização específica de dados.
10. **Backup e Segurança:**
- Considere a segurança das informações e faça backups regulares da sua planilha.
Lembre-se de adaptar essas diretrizes conforme as necessidades específicas da sua empresa.
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