Passo a passo das atividades de compras no ciclo do pedido

O ciclo do pedido, também conhecido como Order Cycle ou Order Fulfillment Cycle Time (OFCT), representa o tempo total que leva para um cliente receber seu pedido, desde o momento em que o faz até a entrega. As atividades de compras desempenham um papel crucial nesse ciclo, garantindo que os materiais e produtos necessários estejam disponíveis para atender à demanda dos clientes.

1. Identificação da necessidade:

Demanda do cliente: O ponto de partida é a identificação da necessidade do cliente, seja por meio de um pedido direto, previsão de demanda ou análise de estoque.

Requisição de compra: A necessidade é formalizada por meio de uma requisição de compra, especificando os itens, quantidades e prazos necessários.

2. Seleção de fornecedores:

Pesquisa e avaliação: O departamento de compras pesquisa e avalia fornecedores em potencial, considerando critérios como preço, qualidade, prazo de entrega, confiabilidade e condições de pagamento.

Solicitação de cotações: São solicitadas cotações de preços e condições a diferentes fornecedores.

Negociação e seleção: O departamento de compras negocia com os fornecedores e seleciona aqueles que melhor atendem aos requisitos da empresa.

3. Emissão do pedido de compra:

Formalização do pedido: O pedido de compra é emitido, detalhando os itens, quantidades, preços, condições de pagamento e prazo de entrega acordados com o fornecedor.

Aprovações: O pedido de compra pode exigir aprovações internas antes de ser enviado ao fornecedor.

4. Acompanhamento do pedido:

Confirmação do pedido: O fornecedor confirma o recebimento do pedido e informa a data de entrega prevista.

Monitoramento: O departamento de compras acompanha o status do pedido, verificando se o fornecedor está cumprindo os prazos e condições acordados.

Comunicação: Mantém contato com o fornecedor para resolver eventuais problemas ou atrasos.

5. Recebimento e inspeção:

Recebimento dos materiais: Os materiais são recebidos no depósito da empresa.

Inspeção: É realizada uma inspeção para verificar se os materiais estão em conformidade com o pedido de compra e os padrões de qualidade da empresa.

Registro: Os materiais recebidos são registrados no sistema de controle de estoque.

6. Pagamento:

Processamento da fatura: A fatura do fornecedor é processada e conferida com o pedido de compra e o recebimento dos materiais.

Pagamento: O pagamento é efetuado de acordo com as condições de pagamento acordadas com o fornecedor.

7. Avaliação do fornecedor:

Desempenho: O desempenho do fornecedor é avaliado periodicamente, considerando critérios como qualidade dos produtos, prazo de entrega, atendimento e preço.

Feedback: O feedback da avaliação é utilizado para melhorar o relacionamento com o fornecedor e otimizar o processo de compras.

Considerações importantes:

Tecnologia: A utilização de softwares de gestão de compras e sistemas de informação integrados pode otimizar o processo, automatizar tarefas e facilitar o acompanhamento dos pedidos.

Comunicação: A comunicação eficiente entre o departamento de compras, os fornecedores e outros departamentos da empresa é fundamental para o sucesso do ciclo do pedido.

Negociação: A habilidade de negociação do departamento de compras pode impactar significativamente os custos e condições de compra.

Gestão de estoque: A gestão eficiente do estoque é essencial para evitar falta de materiais e excesso de estoque, otimizando o ciclo do pedido.

Ao seguir este passo a passo e considerar as dicas mencionadas, as empresas podem otimizar suas atividades de compras no ciclo do pedido, garantindo o abastecimento adequado de materiais, a satisfação dos clientes e a eficiência de seus processos.